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審計(jì)署太原特派辦多措并舉加強(qiáng)管理
2019-08-22
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為切實(shí)消除各種風(fēng)險(xiǎn)隱患,進(jìn)一步筑牢檔案安全防線,確保檔案安全完整,審計(jì)署太原特派辦落實(shí)落細(xì)落小日常管理,突出“三個(gè)重點(diǎn)”,把好“四個(gè)關(guān)口”,緊盯“五個(gè)環(huán)節(jié)”,持之以恒、毫不松懈地抓好檔案安全工作,取得了好的成效。

一、突出“三個(gè)重點(diǎn)”,確保排查做實(shí)做細(xì)

檔案安全是檔案工作的重中之重,近年來太原特派辦高度重視,每年年初安排專人制定檔案工作計(jì)劃,特派員把關(guān)審核并反復(fù)要求切實(shí)把檔案安全排查做實(shí)做細(xì)、落實(shí)到位。對(duì)此,該辦突出抓好“三個(gè)重點(diǎn)”的檢查:一是重點(diǎn)檢查防水、防電工作。安排專業(yè)水電人員對(duì)檔案室內(nèi)電線線路、燈具、電器、插座等進(jìn)行全面檢修,對(duì)檔案室內(nèi)給排水管、上下水管等予以逐一排查,及時(shí)更新存在風(fēng)險(xiǎn)隱患的線路、插座、燈具、排水管等。二是重點(diǎn)檢查防火、防盜、防爆工作。聘請(qǐng)專業(yè)消防人員檢查防火安全設(shè)施是否正常,安排專人檢查檔案室防盜門、監(jiān)控設(shè)備功能是否正常,及時(shí)清理易燃易爆物品等。三是重點(diǎn)檢查防霉、防蟲、防塵和防泄密工作。嚴(yán)格控制檔案室溫度和濕度,及時(shí)實(shí)施防霉變、蟲蛀塵污處理,對(duì)照檔案清單逐一清點(diǎn)核對(duì)實(shí)物等,確保檔案安全管理不留死角、萬無一失。

二、把好“四個(gè)關(guān)口”,確保檔案安全完整

該辦先后建立了檔案保密、查詢、借閱等各項(xiàng)規(guī)章制度,并結(jié)合實(shí)際不斷完善,切實(shí)把好“四個(gè)關(guān)口”的安全:一是把好立卷歸檔程序關(guān)。嚴(yán)格執(zhí)行“誰審計(jì)、誰立卷”的原則,實(shí)行立卷歸檔責(zé)任制,及時(shí)提醒催交、嚴(yán)格限定時(shí)間,確保所有檔案全部及時(shí)歸檔。二是把好案卷質(zhì)量驗(yàn)收關(guān)。由專職檔案員逐卷逐項(xiàng)檢查,驗(yàn)收合格后由處室兼職檔案員填寫移交清冊(cè),交由檔案室存檔。三是把好案卷流轉(zhuǎn)審核關(guān)。案卷出庫(kù)須填報(bào)借閱卡,逐筆填寫檔案借閱記錄,同時(shí)不定期梳理借閱記錄,及時(shí)催收,確保檔案安全管理真正貫穿于檔案接收、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)。四是把好檔案工作交接關(guān)。以人員崗位變動(dòng)時(shí)檔案工作交接為契機(jī),采取清單管理、賬物核對(duì)等方式對(duì)檔案集中進(jìn)行全面梳理檢查,確保檔案安全完整。

三、緊盯“五個(gè)環(huán)節(jié)”,確保數(shù)字化安全可靠

該辦高度重視檔案數(shù)字化全過程的監(jiān)督管理,嚴(yán)格遵照“安全第一、預(yù)防為主”的原則要求,緊盯“五個(gè)環(huán)節(jié)”的監(jiān)管:一是緊盯外包服務(wù)商的審核選用環(huán)節(jié)。按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定嚴(yán)格審核把關(guān),審慎選用具有相關(guān)涉密資質(zhì)的專業(yè)公司承擔(dān)檔案數(shù)字化外包服務(wù)。二是緊盯數(shù)字化加工人員的保密教育環(huán)節(jié)。進(jìn)場(chǎng)工作之前,即與相關(guān)人員逐一簽訂安全保密協(xié)議,認(rèn)真實(shí)施安全保密教育;進(jìn)場(chǎng)工作時(shí),認(rèn)真核實(shí)相關(guān)人員身份證明、政審材料和公安部門出具的無犯罪記錄證明。三是緊盯數(shù)字化加工場(chǎng)所的實(shí)時(shí)監(jiān)控環(huán)節(jié)。選擇可控、獨(dú)立、可封閉的房間作為檔案數(shù)字化加工場(chǎng)所,并配備視頻監(jiān)控設(shè)備實(shí)時(shí)監(jiān)控,確保檔案暫存處、數(shù)字化加工工位、數(shù)據(jù)導(dǎo)出端及門窗等無監(jiān)控死角,并定期對(duì)視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)進(jìn)行回放檢查。四是緊盯數(shù)字化加工設(shè)備的安全防護(hù)環(huán)節(jié)。安排專業(yè)人員,將掃描用計(jì)算機(jī)、掃描儀等加工設(shè)備中不必要的USB接口、藍(lán)牙等信息輸出裝置及端口全部實(shí)施封閉,并將檔案數(shù)字化加工網(wǎng)絡(luò)與其他網(wǎng)絡(luò)物理隔離,確保加工設(shè)備安全可靠,不留任何風(fēng)險(xiǎn)隱患。五是緊盯數(shù)字化加工場(chǎng)所的定期巡查環(huán)節(jié)。定期巡視檢查掃描進(jìn)度、存儲(chǔ)介質(zhì)管理、檔案實(shí)體保護(hù)等情況,防止檔案實(shí)體受損、丟失,以及擅自復(fù)制、留存、使用檔案信息等。


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